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城建檔案管理信息化構建原則

發布時間:2019-08-24   |  所屬分類:城市管理:論文發表  |  瀏覽:  |  加入收藏

  為了提升現代化、信息化城市建設進程深入發展,城市建設檔案管理工作將利用計算機網絡技術,構建起信息化的城建檔案管理。本文將探討城市化建設環境下城建檔案管理信息化構建。

城建檔案管理信息化構建原則

  關鍵詞:城市化建設;城建檔案管理;信息化構建

  城市化建設發展過程中,會形成一種特殊的基礎性信息,這類信息就是城建檔案信息,是對城市建設工作的記錄。假如對這些信息有效應用,能夠實現對城市建設、科學研究以及宣傳教育等工作發揮積極的推進作用。近年來,隨著我國經濟的發展,城市化進程不斷加快,城市建設規模也變得越來越大,加之我國城市眾多,城建檔案管理工作量變得也更大,一些城建檔案管理方面的問題也逐漸暴露出來了,管理規范性差,檔案利用率低嚴重阻礙了城建檔案管理的健康有序發展。為了提升現代化、信息化城市建設進程深入發展,城市建設檔案管理工作將利用計算機網絡技術,構建起信息化的城建檔案管理。

  1城建檔案管理信息化概述

  當前,現代信息技術快速發展,電子化、網絡化得到了全面普及,并為人們的工作學習生活提供了非常大的便利。城建檔案管理工作中,信息技術并未得到有效應用,人力管理仍占據主要地位,使得檔案收集、管理中過于繁瑣,檔案資料共享度較差,因此發展城市建設檔案信息化建設,成為檔案管理中迫切需要解決的難題。城市建設檔案信息化主要是指有關部門進行統一規劃、組織,把現代信息科學技術全面的應用進檔案管理工作中去,讓城建檔案信息資源得到更加科學的保存、管理和應用,增強檔案資料的有效共享,提升有效利用率。

  2城市檔案管理信息化構建的原則

  在我國,城市眾多,不同地區的檔案管理會根據自身的實際情況采取不同的措施,因此推行的信息化標準也有時差異,這使得檔案管理工作人員會被不同地區的問題所困擾。為了避免這些問題的出現,我們需要遵循以下幾個方面的原則:①時代發展需要的原則。在城市建設檔案管理的信息化構建的過程中,各種文件與資料要以能滿足城建檔案的服務需要為目的,因此在庫存檔案數字化與電子文件歸檔設定時要全面考慮時代發展需要,不但要滿足當前的城市檔案管理需要,還要能夠滿足以后社會發展的需要,以確保社會資源得到最大化利用;②保密性原則。城市檔案資料作為國家的機密文件,在信息化建設中,要做到對城建檔案庫存檔案的數字化和電子文件歸檔等每一個環節進行嚴密把控,確保安全保密,防止被別人所竊取造成不必要的麻煩;③遵循實用好用的原則。城建檔案信息化系統的構建目的是為人民服務,如果系統過于復雜,這會使得檔案的入庫、查詢應用、數字化等過程變得不便,這樣會極大的降低工作效率,影響城建檔案信息化系統的使用。

  3城市建設檔案管理信息化構建策略

  城建檔案管理信息化構建過程中,系統的構建包括硬件設施、軟件設施與數據資料,因此在系統的構建過程中,我們需要對系統做好分析研究,另一方面還要加強工作人員的從業素質,完善信息化管理法律法規等措施,具體如下:(1)城建檔案信息化管理系統的結構方案。城建檔案信息化管理系統設計方案,可以按照國家對檔案信息化構建的規定、標準要求出發,城建檔案管理軟件要有著網絡檢索功能,擁有實時瀏覽,并且可以符合多類型文件存儲格式。可以完成數據的收集存儲、整理、瀏覽、檢索、輸入(輸出)、借閱管理、統計報表和不同類型格式轉換的管控,達到對文檔進行整體管理、對業務流程有效掌管,以及實現對信息資源開發應用的需求。只有確保城建檔案管理軟件通用性強,兼容性高,才能使得各個單位的檔案管理系統之間的檔案信息保存、彼此交換才能順利進行。其次是硬件設備的投入。隨著科技的發展,城建檔案推進過程中,也或多或少的增加了一些硬件設備,包括計算機、存儲內存、掃描儀、打印機和復印機等各類設備。在構建城建檔案信息化時,應從實際角度出發,遵從填平補齊、適當超前和適當延伸的準則,將現有設備充分使用,增添現在或將來需要使用的技術設備,包括數據庫服務器、路由器、圖文影像掃描設備和海量存儲設備等硬件,以構建起符合城建行業高效使用的專門檔案軟件。最后是增強電子文件歸檔管理。城建檔案管理應用系統需要建立統一準則,和社會服務目標群體相關運用系統相對接,使得城建檔案管理單位對不同電子文件和電子檔案的迅速歸檔。(2)加強城建檔案的數字化構建。城建檔案信息作為對城市建設工作的記錄,其真實性和完整性就非常重要,以確保更好的應用于現實環境中,如果將紙質檔案轉為數據化資料后,更要去確保記錄的完整性和真實性。城建檔案信息化建設過程中數字化的推進要注意兩個方面:①城建檔案數字化的建設;②數字化電子文件的總結工作。城建檔案數字化的建設可以借助掃描儀、相機、輸入設備,將紙質的城建檔案文件通過掃描、圖像辨認、壓縮存檔等方式轉化數字化的文檔,根據種類與時間段采取合理歸類,并給予妥善管理。隨著科技的發展,城建檔案信息化的建設并不是單純的將紙質的城建檔案變成數字化的文檔,而且還可以借助多媒體技術,將聲、光、電融入到城建檔案管理中去,以達到聲、光和電多方面與立體化的城建檔案管理過程,更好的將城市風貌予以展示,讓信息化技術的價值更好的體現,形成一種能跨越機構,突破地區的城市檔案信息服務。其次是數字化電子文件的總結工作。城建檔案資料管理系統要穩定健康有序的運轉,這需要數據資料的完整性和真實性,而要確保這兩樣都能實現,就需要強化對是數字化電子文件的總結工作。可以根據國家制定的有關標準,國家的總結經驗出發,進行電子文件內容的收集,避免城建檔案信息化構建中出現差錯,另一方面,自身問題的總結,在信息化建設過程中某些環節難免會出現一些差錯,這樣就需要對數字化建設過程中存在的問題進行分析總結,并不斷糾正,以形成一個良性的循環過程。(3)城市建設檔案管理信息化下人員的素質提高和法律法規完善的探討。城市建設檔案管理信息化建設是從過去單一的紙質文檔向數字文檔的轉變過程,涉及到的工作方式也從以前的紙質文檔的歸類整理,變成了信息技術的應用和網絡安全的維護過程。這就需要工作人員不但要具備專業的檔案知識,包括:檔案學、文書學和信息傳播學等知識。還要有計算機軟件應用方面的技術,包括:網絡通信技術、辦公室自動化、計算機應用軟件開發、信息管理、數據庫生產和服務、計算機輔助設計等技能。對于企事業單位而言,就需要不斷加強工作人員先進技術的培訓,從多形式的技術培訓與技術探討,全面構建起學習新技術、新知識的積極向上環境。其次是完善信息化管理法律法規。當前,城建檔案信息化建設過程中,我國基本上是根據《檔案法》為基本,并根據城市檔案的實際情況構建相對健全的法律法規制度。但是我國省市眾多,每個地區總有一些特殊情況,因此我們需要根據不同城市的發展情況,采取特事特辦的方式進行,以制定更加符合該城市或者該單位發展需要的城建檔案管理政策。如制定本單位的城市檔案管理的工作流程,構建本地區城市檔案管理的收費要求等政策,真正使得城建檔案管理信息化系統能夠為人民服務。

  參考文獻

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  [2]井淑潔.關于城建檔案管理基礎性工作的探究[J].辦公室業務,2018(7):95.

  [3]徐茹民.城建檔案利用服務問題及其對策分析[J].城建檔案,2016(09):33-34.

  作者:葛春麗 單位:安陽市城鄉規劃管理局殷都區分局


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