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高校附屬醫院雙軌制檔案管理策略

發布時間:2019-09-21   |  所屬分類:高等教育:論文發表  |  瀏覽:  |  加入收藏

  高校附屬醫院的檔案種類繁雜且信息量巨大。在日常管理中,應借助信息化工具與先進理念,優化現有機制。基于這一認知,本文將首先對高校附屬醫院,雙軌制檔案管理體系的主要問題進行分析。同時也將針對其中問題,提出對應的改進策略,以期為同業人士提供借鑒與參考。

高校附屬醫院雙軌制檔案管理策略

  關鍵詞:高校附屬醫院;雙軌制;檔案管理體系;構建策略

  一、引言

  雙軌制檔案管理體系,是指紙質檔案與電子檔案并行的管理模式。明確二者的使用路徑,可使檔案管理效率得到提升。但在現實工作中,部分高校附屬醫院的檔案管理工作,仍然存在諸多問題。各類檔案的信息安全、管理效率以及管理成本均將受到影響。有鑒于此,檔案部門應借助信息化工具與先進理念,構建更為完善的管理體系。

  二、雙軌制檔案管理體系的主要問題

  (一)檔案管理成本提升。在高校附屬醫院中,雙軌制檔案管理體系通常會提升管理成本。首先,雙軌制檔案管理體系需要增加管理人員,人員開支必然提升。單軌制管理模式中,管理人員僅需負責紙質檔案的保管與查閱,其極少設計錄入工作。但在雙軌制體系中,管理人員需要在電子檔案中錄入信息,工作人員必然增加。其次,雙軌制檔案管理體系需要增加場地與設備成本。相較于單軌制檔案管理體系,雙軌制需要增加電子設備,并提供相應場地,因此其管理成本更高。

  (二)錄入內容存在差異。在高校附屬醫院中,紙質檔案的權威性更強,上級檢察或醫療決策均需以紙質檔案為依據。受此影響,檔案管理人員對于電子檔案的重視程度相對較低,在錄入同類病例信息的過程中,部分工作人員會采用復制粘貼等形式,降低自身工作量。使用類似的錄入方式,必然會對病例信息的完整度造成影響,電子檔案的應用價值將無法得到提升。雙軌制檔案管理體系的發展趨勢,是利用電子檔案逐步取代紙質檔案。而保持檔案內容的一致性,是推動這一趨勢的前提條件。

  (三)電子檔案易被篡改。病例是醫院檔案的重要組成部分。為了謀取私利,部分患者會利用管理漏洞篡改病例。在單軌制管理體系中,患者難以對紙質檔案作出篡改。而在雙軌制檔案管理體系中,患者通常會在電子檔案端口打印紙質病例,并以此為依據申請相關福利。在這一機制中,存儲于網絡終端的病例信息極易遭受修改,而多數醫院也不會詳細核對原始檔案。這一問題,將對高校附屬醫院的信息安全帶來影響。同時電子檔案的管理漏洞,也極易導致患者信息與醫院管理信息的泄漏,各方利益與隱私權均將受到侵犯。

  三、高校附屬醫院優化雙軌制檔案管理體系的具體策略

  (一)降低檔案管理成本。雙檔案管理體系提升了檔案管理成本。針對這一問題,高校附屬醫院應通過優化人員配置與管理機制,降低對應成本。例如,高校附屬醫院可將電子檔案與紙質檔案的管理部門,整合為同一部門。在該部門中,多數管理人員都將參與到電子信息錄入的工作中,并同時保留檔案管理的對應職責。當需要提供檔案查閱等服務時,管理人員應暫停錄入工作,并進入檔案查閱崗位。工作結束后,其可繼續完成信息錄入工作。通過類似的管理機制,檔案管理工作將更加充實,信息錄入將不再占用工作編制。同時針對電子設備占用場地的問題,高校附屬醫院可借助云儲存或云計算理念,與高校的檔案管理部門建立合作機制。借助高校檔案部門所提供的幫助,附屬醫院的管理成本將獲得分擔。

  (二)同步統計檔案信息。雙規制檔案管理體系中,紙質檔案與電子檔案的信息,常常存在差異。針對這一問題,附屬醫院應借助先進的信息技術,建立同步錄入機制,從而使電子檔案的信息與紙質檔案保持統一。例如,附屬醫院可在醫療終端增設信息收集系統。在該系統中,各部門產生的數據信息,將被自動收集到檔案部門的數據庫。同時,醫院也應借助PDF或JPG等技術設置文字轉化設備,紙質文檔在應用前,應通過設備掃描提煉其中文字,并將文字信息同步輸入數據庫。再有,檔案管理部門應統一紙質檔案與電子檔案的表格。在信息核對與二次錄入的過程中,檔案管理與錄入效率將得到提升,電子檔案與紙質檔案的信息內容也不會出現偏差。

  (三)優化檔案管理機制。篡改電子檔案的難度相對較下,為了防范信息風險,高校附屬醫院應通過標準化管理機制,防范管理漏洞。例如,在檔案使用環節,醫院應為各部門制定更為詳細的使用權限,同時使用記錄也應得到長期保存。通過這一機制,人為篡改信息的問題將得以避免。再有,檔案管理部門應借助大數據工具,定期核對各電子檔案的信息數據。大數據是新型的數據統計工具,在使用中大數據會首先對錄入數據庫的新檔案作出分析,并記錄其中的關鍵詞。在日常核對的過程中,大數據系統會依據所收錄的檔案關鍵詞,對比各類電子檔案。

  四、結語

  在構建高校附屬醫院雙軌制檔案管理體系的過程中,管理部門應首先整合人員配置,從而使管理成本得到控制。其次,管理部門應建立信息收集系統。利用該系統,終端部門發生的實時數據,將被及時上傳至數據庫中,檔案信息的準確性將得到提升。再有,管理部門應制定更為嚴格的檔案管理機制,從而使管理漏洞得到控制,并減少人工成本。

  作者:龔致富 單位:河北北方學院附屬第一醫院 河北北方學院


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